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问答系统 > 中国才储 > 人才测评知识

    引子:为什么要进行人才人格测评?

    心理学家奥里·欧文斯先生认为:大多数人录用的是他们喜欢的人,而不是最能干的人,大多数决策者在面试的最初5分钟内就做出了录用与否的决定,并把面试的其余时间用来使他们的选择自圆其说。因此.专业的面试官在面试时会注意调整以下这些心理因素:

    1.归因效应:面试官认为自己是全能的“上帝”,永远正确,居高临下的态度对待候选人,过分相信自己的直觉。

    2.异性效应:面试官受异性吸引,尤其对外表气质佳、言谈举止得体的异性容易产生好感。

    3.首因效应(初始效应):面试宫对候选人的第一印象作用很大,在面试开始3分钟内,85%的面试官己做出决定。

    4.晕轮较应(联想效应):面试官容易被候选人的亮点所吸引,忽视观察其他方面,往往会忽略候选人的全部特点。

    5.对比效应:面试官在连续面试多名候选人时,做出的面试评估会受面试的前一个候选人的影响,并会有无意识地对前后候选人进行比较的心理趋向。

    6.序位效应:面试官在连续面试多名候选人时,会对最初和最后面试的候选人印象特别深刻。

    7.中央趋热效应:面试官对连续面试的多名候选人评分时,当对候选人的评估感觉没有把握时,打的分数往往集中在中间段。

    8.惺惺相惜效应:面试官倾向于认同自己的“同类”(例如:同爱好、同气质、同校、同宗教、同族等等),而更适合招聘职位的“异已“被拒之门外。

     关于人格测试

    人格一词,由日本学者译自英文Personality,后直接引入中国。它来源于拉丁文Persona,原指戏剧表演时演员所戴的面具,而后引申为演员所扮演角色的特征。按照心理测验的功能分类来看,人格测验主要用于测量性格、气质、兴趣、态度、品德、情绪、动机、信念等个性中除能力之外的心理特征。科学研究和实践也都证明,包括个性、价值观、工作动机、职业兴趣等这些“看不见”的特质,和一个人的将来工作表现有很大关系。
 
     在传统的招聘中,我们对于应聘者的了解一般来自于简历,从个人的教育背景,工作经验,知识水平等方面来考察应聘者是否符合企业的需要。但在背景类似的候选人我们如何能够挑选最适合本企业的人员呢?他喜欢与人打交道吗?他的思维灵活性如何?他善于影响带动他人吗?他是否具备团队合作精神?他的抗压能力如何?人格测评正是帮助招聘企业“看到”这些难以触摸的信息,因此在招聘中发挥了越来越大的作用,通过心理测评,招聘单位看到的就不再仅仅是简历中呈现的平面化的信息,看到的是一个立体化的应聘者。有了这些丰富的信息作为参考,甄选和鉴别就会变得更容易和更准确。

     美国管理协会(AMA)的研究成果表明:“选拔一个适合该岗位的员工,比雇用一个一般性的员工要多创造20%-120%的效益”。那么,什么是合适的人?不同的企业有不同的文化,不同的职位有不同的工作内容和目标,因此合适的人是不存谖ㄒ坏谋曜嫉摹@缤粲诩际趵嗟娜嗽保诓煌男幸道锩嬗胁煌囊螅康夭幸档募际豕こ淌Τ艘弑缸ㄒ导寄苤猓浅G康鞴低芰妥试吹髋淠芰Γ欢贗T领域的技术类人员则更强调学习能力,责任心和创新。
   
     招聘中的面试,被面试官认为是最关键并很困难的一步,每次历尽艰辛地从海选中甄选出来的合格者,总有几个在试用期中被淘汰掉;“人难知也,江海不足以喻其深,山谷不足以配其险,浮云不足以比其变。” 诚如苏东坡所云,探知人的工作是一项及其复杂的工作。那么应该如何准确把握面试环节?

    无论是有过应聘经历的员工还是经常作为面试官的经理人,都会有太多的感慨。员工感慨的是,参加很多的企业面试经常会有一些很“奇怪”的事情发生,明明比另一个人更强些,但最终录取的是别人。而经理们感慨的是:为什么每次千辛万苦地从一大堆应聘者中选拔出的合格者中总有几个连试用期都无法通过就必须被淘汰掉,同时,又恍惚觉得那些没有通过面试的应聘者中还有更合适的人选没有被发掘出来。

    为企业找到真正适合的人,是HR一切工作的基础。

    人力资源管理是管理者围绕3P(Position——岗位、People——人员、Performance——绩效)所采取的政策和做法。人力资源部与运营部门一起研制与实施业务运营战略,将业务需求翻译成人力资源的职能需求,确保人力资源战略、流程与服务能够有效的支持业务部门实现业务运营目标。

    人力资源管理人员在招聘面试中的角色包括四个方面:

    1.咨询:为直线经理提供必要的、专业的招聘咨询服务;建立专业的招聘政策和程序。

    2.服务:负责开展所有招聘活动;负责候选人数据库的管理和更新;执行与招聘相关的行政管理工作。

    3.监督:保证招聘系统公正合理地运作,聘用适合的人选。

    4.第二者:帮助直线经理平衡部门内外的合理和公平。

     错误选才将使企业付出沉重的代价。首先是招聘成本上升,包括广告成本(报纸、电视等)、面试成本、行政费用、培训费用等,还会产生机会的损失、员工士气低落、公司声誉受损、直线经理忙于不断面试新人、商业秘密泄露等等。

     美国北卡罗莱纳州格林斯博罗的创造性领导人才中心对近500名企业总裁进行调查的结果显示:让错误人选进入领导班子的代价是巨大的,因为选择和培训一名低级主管可能耗资5000美元;选择和培训一名高级主管可能耗资250,000美元;由于许多公司不断缩小规模、减少公司内部的管理层,一名不称职的主管可能造成的损害也随之增大。

     外资企业招聘面试的原则是挑选相对公司和招聘职位最合适的人,而不是挑选最优秀的人。因此,制定正确的选才策略必须依据公司的远景、使命、企业文化、经营策略、组织架构、对招聘职位的要求、对候选人的要求和公司管理风格。选才的短期目标是招募到符合公司要求并能完成目前公司所要求的工作任务的员工。长期目标则是建立一支公司未来发展所需要的高素质、高效率的团队。因此,挑选的人才要符合“4 Rights”,即合适的人选、合适的职位、适当的时间、做正确的事。

     需要注意的是,简历中大部分信息是真实的,但人们会习惯性地夸大优点而掩饰不好的方面。美国专家估计30%的求职简历注水,例如编造以往的薪资、职位头衔、技能水平和工作业绩,虚构教育背景、隐瞒处分甚至犯罪记录。

     美国新泽西州ADP人力资源服务公司2001年统计:44%的求职者在简历中撒谎;41%的求职者在教育背景中撒谎;23%的求职者伪造信用记录和有关文件。

     美国雇佣管理协会主席吉尔·哈罗德先生说:“我不认为这种欺骗行为会消失,激烈的竞争和约定俗成的认同使得人们认为职场中的欺骗行为是可以被接受的,不仅在招聘方面,在日常的业务领域中也是如此。”

     要考虑到人的生理周期。通常来说,面试官和候选人的反应能力在上午11点左右达到高峰,下午3点左右出现低谷,在下午5点时会达到另一个高峰。因此面试时间应尽量安排在生理高峰时间,避开低谷时间,以提高面试准确率。
     
    在生理周期高峰的时间进行面试和测评,这个时候,“测评就好像一面可以帮助我们提前了解应聘者,更清楚地把握应聘者素质的镜子。有了这面镜子,我们在正式面试、选拔应聘者的时候,就多了一份参考的依据,以及提高了面试提问的明确性和有效性。”有使用测评经验的HR这样总结测评给他的工作带来的价值。我们有理由相信,随着人才测评理论的深化及技术的更新,随着人力资源工作者的不断实践和总结,人才测评在管理中的价值会日益突出。只要能够科学地应用人才测评,就一定会对企业的招聘,发展起到很大的支持作用。

小主题:行为面试法

         行为面试法的理论基础很简单,一句话就可以概括:一个人过去的行为可以预测这个人将来的行为。行为面试法的目的也很直接,就是要对应聘者过去的行为进行全方位的了解,从而预测应聘者能否适合新的岗位。统计表明,行为面试法比传统的面试方法,如结构化面试法(Structural Interview)在衡量应聘者的经验和能力方面更准确。基于行为面试法作出的招人决定准确率高达80%,远远高出传统的面试方法。这也就是为什么现在大多数公司在招聘时或多或少地采取行为面试法。

  让我们先来看看几个典型的Behavioural-based Interview questions吧,为了保持原汁原味,以下问题用英语给出。

  问题1. What are your strengths and weaknesses?

  问题2. Describe one of the most challenging projects you have participated in the past years?

  问题3. Tell me about a situation that irritated you.

  问题4. Tell me about something you failed to accomplish in your last position.

  问题5. Who is the toughest person you found it difficult to work with? And how did you handle this situation?

  问题6. What are the major personality differences between you and your last boss?

  看到第一个问题,简单吧?读者朋友会不会嗤之以鼻?且慢,我敢说,没有多少朋友能给出满意答案的。对强项(strengths)的回答,很多同胞都会说自己是Fast learner,hard worker等等。仅仅这样列出几个强项是远远不够的,必须用至少一个真实的故事对每一个强项进行佐证。譬如说自己是Fast learner,就必须举例说在哪一年哪一个项目中要采用什么最新的技术,自己怎样在很短的时间内掌握了这项技术,并及时完成了项目。同样,对弱项(weaknesses),也不能仅仅说自己哪项不行,大多数同胞都会回答自己英语口语不好,但最好要接着说,自己一直在努力提高,如坚持参加一些听力课程,改正自己的发音等。这样的回答,用事实,也就是应聘者自己过去的行为对答案进行了论证,从而使面试者(Interviewer)心服口服,并预测到应聘者将来被雇佣后也会坚持自己的优点和改正自己的缺点。

  对Behavioural-based Interview questions的回答,要极力做到“STAR”。S(Situation that existed),T(Task or problem to be undertaken),A(Action taken by yourself)和R(Result what happened);也就是对每一个问题,要讲一个小故事,当然是自己经历的真实的故事,包括:(1)发生的时间、地点、项目和涉及到的人员;(2)要完成的任务或遇到的问题;(3)自己采取了哪些步骤或行动;(4)得出了什么样的结果,取得了什么成就。所有这四大方面内容缺一不可,必须完整。

  为什么说“STAR”是对付行为面试法的利器呢?第一个原因是行为面试法中所有的问题都是针对“STAR”来设计的;第二个原因是面试者在面试时着重记录的也是这四个方面;在决定应聘者是否录用的最终Debriefing中重点讨论的还是这四个方面。

  一般说来,行为面试法所问的问题大概有以下三大类:一是关于应聘者自身素质的,如上面问题1;二是关于应聘者所经历过的,成功的(自豪的)或失败的项目或任务,如上面问题2、问题3和问题4;三是关于应聘者和同事、上司之间关系的,如上面问题5和问题6.

 
小主题:无领导小组讨论

无领导小组讨论是一种集体面试的方法。通常以5-7人为一组,在指定时间内围绕一个问题进行讨论,产出小组的统一结论.面试官则在旁观测考生的组织协调、团队协作、领导决策等各方面的能力和素质水平,是否符合拟任岗位的需要。

近来很多企业认为选人比培养人更重要。盖洛普的观点:选对人比培养人重要;微软的观点:选对人比培养人更重要,微软员工所取得的成功主要得益于先天智慧而不是经验积累。微软注重招聘时的慧眼识珠而不是后来的经验。
最理想的甄别办法莫过于让候选人到这个岗位上试试,比如:某公司招聘副总经理,让候选人来试用三个月最好不过。但这显然只是一种理想,成本大,风险高,不正式,对这个候选人也不负责任。

  但这毕竟带给人们一种思路:不仅要听应聘者说,还要考察他们的实际行为表现。那有没有一种既“短平快”又能比较接近工作实际,可以考察应聘者真实行为表现的人才测评方法呢?基于当前各个企业对招聘核心人才的质量的考虑,“无领导小组讨论”就是在人们的这种需求下应运而生的。

  无领导小组讨论是一种集体面试的方法。通常以5-7人为一组,在指定时间内围绕一个问题进行讨论,产出小组的统一结论。面试官则在旁观测考生的组织协调、沟通、团队协作、领导决策等各方面的能力和素质水平,以及自信程度、反应灵活性等个性特点是否符合拟任岗位的需要,由此来综合评价考生之间的差别及优劣。

  无领导小组讨论除了具有前面提到的和实际工作情境比较接近的优点以外,还有容易被非专业人士所掌握的特点。与心理测验作比:心理测验比较复杂,必须有一定心理学基础的人应用;而无领导小组讨论,虽然也有很多专业术语,但只需简单培训和模拟就能掌握基本测试技巧。

  这个方法也要结合其他的招聘方式共同使用,方能对应聘者有一个客观公正的评价。

如何设计无领导小组讨论的题目?

  无领导小组讨论是通过小组成员之间的互动作用,对某个讨论题目进行意见发表和交流,并最终获得解决方案来诱发小组成员表现特定的行为,评价者则依据讨论成员所表现出来的特定行为对其进行评价。因此,讨论题目的设计是无领导小组讨论中非常重要的环节之一。

  设计讨论题目必须遵循一定设计原则和设计步骤,设计出成功的讨论题目,只有这样才能确保诱发出被评价者的特定行为,为评价工作打下良好的基础。

  设计的题目要根据招聘岗位的不同,设计不同的题目,通常要具备具有模拟的效果,即所设计的讨论题目是一个独立、高度逼真的、有代表性的、与实际工作有关的问题,即要求讨论题目的现实性和典型性都好。针对性要强,讨论题目的设计必须建立在测评维度和测评标准上,这样设计出来的题目才更有针对性。依据我们的能力素质模型,使得设计的题目不仅能够反映岗位的特点,更重要的是题目的讨论能有有效测评几个相关纬度的能力,能够体现具体的现实工作情境特点和所需具备的各种技能、品质等要素,这样的题目设置相对有效。其次,还要遵循题目难度的适宜性、题目设计的具体性、题目的可辩论性等原则。

 如何实施无领导小组讨论?

  首先分组。一般地,无领导小组讨论人数为每组6~7人左右。人数太少,组员之间争论较少,讨论不易充分展开。而人数太多,则有可能因为组员之间分歧过大,很难在规定时间内达成一致意见,无法完成任务。分组的时候要特别注意,到无领导小组讨论的步骤时,通常已经通过了企业的初次面试和笔试;因此,分组时要注意每一组和每一组成员之间的水平的适宜性,一个小组水平都是趋于中下,另一个小组的水平都是中上水平,这样就会出现水平偏低的小组里是矮子里拔将军,另一个水平相对高的小组就会错过一些不错的候选人。

  其次培训考官。没有经验的考官必须接受无领导小组讨论方法的系统培训,深入理解无领导的观察方式、评分方法以及各个评分维度的含义。从规范的角度讲,最好还要进行模拟观察和评分练习。

  进入实际讨论,一般的操作程序是这样的:先是主考官宣读讨论的注意事项和讨论题目,应聘者阅读题目,独立思考,准备个人发言。接下来进入个人发言阶段,应聘者在集体讨论之前应该初步阐述自己的观点,主考官控制每人发言时间不超过3分钟。再接着是集体讨论时间,应聘者讨论的内容既可以是对自己最初观点的补充与修正,也可以是对他人的某一观点与方案进行分析或者提出不同见解,还可以是在对大家提出的各种方案的比较基础上提出更加有效、可行的行为方案。讨论最后必须达成一致意见(当然也会出现有的小组无法达成一致意见的情况)。根据需要,在讨论结束以前,还可以要应聘者以小组领导者的身份进行讨论的总结。

  当然在应聘者进入讨论会场的同时,考官的观察也就开始了。考官观察到的应聘者行为信息是其评分的主要依据。

  最后是评分和做出录用决策,小组讨论结束以后,考官要根据应聘者的表现进行打分。在打分前,考官可以进行讨论。通过交换意见,评分者可以补充自己观察时的遗漏,对应聘者做出更加全面的评价,但不能影响自己的主要判断。然后根据评分结果做出录用决策。至此,一次完整的无领导小组讨论就全部结束了。

 

角色扮演

        所谓角色扮演(Role Play),是一种主要用以测评被试人际关系处理能力的情景模拟活动。在这种活动中,主考官设置一系列尖锐的人际矛盾与人际冲突,要求受测被试扮演某一角色并进入角色情景,去处理各种问题和矛盾,并讨论各种相关的问题。评价对象扮演的角色往往是工作中经常碰到的人,如上司、下属、客户、其他职能部门经理、同事等;处理的也常常是实际工作中可能遇到的具体问题。主考官通过对被试在不同人员角色的情景中表现出来的行为进行观察和记录,测评其相关素质。
采用角色扮演技术进行人才测评时,相当重要的一项工作是在测评活动之前准备角色说明书。
        任何人才测评活动都是一种有目的的活动,在制定测评计划时,会详细列出每一种评价方法需要测评哪些目标素质。角色扮演也不例外。为了有效地在活动中准确地测评到目标特质,必须对被测评者所扮演的角色进行认真设计。

        通常,一份角色扮演测评所需角色说明书包括以下一些内容:

  指导语;
   角色背景材料,即提供给测评对象的背景材料,也就是测评对象所要扮演的角色;
   任务说明,是要求测评对象在此次角色扮演活动中要做的事或需完成的工作任务的说明;
   演员背景材料,即配合测评对象进行活动的演员所扮演的角色背景材料;
   注意事项,即在角色扮演测评活动过程中测评对象与演员需要注意的问题。

角色扮演测评的实例材料参考:

        提供给测评对象的背景材料:

        上海龙舞冰箱厂是一家专门生产和销售“龙舞”系列品牌冰箱的中美合资公司,公司成立于1993年5月。目前拥有员工500多人,设有生产部、技术部、销售部、采购部、人力资源部、财务部等职能部门(其组织结构图如下)。张谨是技术部的部门经理,直接向总经理汇报工作,下辖4个股,分别为:生产工艺股、质量控制股、生产计划股、设备管理股。每股有员工10名,各股设股长一名,他们都直接向张谨汇报工作。

        技术部的主要工作职责是负责制定生产计划、设备的管理与维修、质量控制、生产工艺与过程控制,协调生产,随时解决生产过程中遇到的各类技术问题。

        由于各种原因,上海龙舞冰箱厂面临的竞争压力正在逐渐增大,因为同类产品越来越多,产品销售价格一再下降,利润空间越来越小。要想保持原有的市场地位,公司就不得不进行相应改革以提高效益。

        为了提高生产效率,公司的管理团队经讨论制定了一项优化生产过程的计划,将由生产工艺股负责具体推行工作。生产工艺股的股长是吴华。这一优化过程需要生产工艺股与生产部密切合作,共同进行,因此生产部主管的配合对这一项目的成功与否有极其重要的意义。但根据您的了解,在上周生产工作会议上,吴华与生产部的钱经理因意见不同发生过激烈的冲突。当时,钱经理提出要改进一套生产设备,但吴华认为由于工厂条件所限,改进设备不可行。钱经理级别比吴华高,听后很不高兴,发脾气了,双方各执己见,吵了起来。最后,在其他与会人员的劝说下,他们停止了争吵,不欢而散。这件事可能会影响吴华与钱经理的合作,甚至吴华会反对这一计划,不愿实施该项目。

        现在假设您就是张谨,您要做的是向吴华布置这一工作任务,并说服他主动改善与钱经理的关系,以使优化项目顺利进行。

        在本次测试活动中,测评对象的任务是:

        现在是周一上午,张谨经理把吴华股长(即演员)叫到办公室,目的是为了通知吴华股长有关优化生产过程项目的具体内容,同时张谨经理还希望吴华股长能够改善与生产部钱经理的关系,以全心投入到这一优化生产过程的项目中。

        请记住您现在的身份是生产技术部的张谨经理,您已经坐到办公室,吴华股长进来了,他不知道您找他有什么事,您开始向他转达项目内容吧。别忘了,30分钟后您必须出发去机场,到外地参加一项重要会议,谈话时间必须控制在半小时以内。

        演员指导手册:

        在本次角色扮演测评活动中,您被要求饰演吴华股长(上海龙舞冰箱厂技术部生产工艺股的股长)这一角色,测评对象将以您的直接上司技术部张谨经理的身份与您进行一次历时约30分钟的谈话。具体的谈话背景请仔细阅读背景材料以及“提供给测评对象的背景材料”,它将为您如何应对本次谈话提供参考。

        关于如何表演好“吴华股长”这一角色,后面会有一些注意事项,请您务必仔细阅读,参照执行。
        背景材料:

        你已经在上海龙舞冰箱厂工作3年了,从最初的蓝领生产工人做起,1年前被提升为技术部生产工艺股的股长。总的说来,你喜欢自己的岗位,有能力,工作也很努力,只是偶尔做事比较马虎,上一季度就出现过两次发错报告的小问题,因此上一季度张谨经理对你的考核评价是2级(考核分5级,1级最差,5级最优)。对此你有所不满,认为这两次犯的都是小错误,也没有导致什么损失。

        你非常清楚地感知到竞争的压力,而且你认为该优化生产过程项目的确能起到提高生产效率的作用,但要想实施这个新项目,人手方面有不小的困难,上个月有2名员工刚刚辞职,影响了整个团队的士气。最近新招聘进来的1名员工还在进行入职培训,暂时派不上用场。你现在正进行的工作已非常繁忙,时间不够用。另外,要想推行这个生产优化项目,设备方面也有问题,现有的设备不够先进,推行该项目时会出现较多的技术难题。

        在上周的生产工作会议上,你与生产部主管钱经理发生了冲突。当时,钱经理提出要改进一套生产设备,但你认为由于工厂条件所限,改进设备不可行。钱经理级别比你高,听后很不高兴,发脾气了,你们各执己见,吵了起来。最后,在其他与会人员的劝说下,你们停止了争吵,不欢而散。对于这件事,你一直认为自己理由充分,没有做错,是钱经理无理取闹。你认为钱经理是一个自负的人,固执己见,不愿听取他人意见。你觉得这样的人很难合作,从心底不愿意和钱经理打交道。 

        了解了上述背景材料后,你可以进入角色了吧。
        现在你就是股长吴华股长了,你已经来到了张谨经理的办公室,他正坐办公桌旁边……

        角色产生后,测评主持人应酌情给予必要的辅导。随后,给角色扮演者几分钟的准备时间。在角色表演过程中,评委通过观察测评对象在整个活动过程中的行为表现,进行评分与评价,并记录观察结果。在条件许可时,还可以把角色扮演的过程,用摄像机拍摄下来,供评委在活动结束后评价时参考之用,以提高评价的准确性。

        在角色扮演中,评委对受测被试的行为表现一般从以下几个方面进行评价:

        第一,角色适应性。被试是否能迅速地判断形势并进入角色情景,按照角色规范的要求采取相应的对策行为。

        第二,角色扮演的表现。包括被试在角色扮演过程中所表现出来的行为风格、人际交往技巧、对突发事件的应变能力、思维的敏捷性等。

        第三,角色的仪表。测评对象的衣着、仪表与言谈举止是否符合角色及当时的情景要求。

        第四,其他内容。要考察的是被试在扮演指定的角色处理问题的过程中所表现出来的决策、问题解决、指挥、控制、协调等管理能力,包括缓和气氛化解矛盾的技巧、达到目的程度、行为策略的正确性、行为优化程度、情绪控制能力、人际关系技能等。

文件筐测验

文件筐测验又称为公文处理测验,它是将目标职位在实际工作中将会遇到的典型事件、棘手问题等通过结构化设计,以请示、汇报、通知、备忘录、信函、报表、来电记录等书面形式呈现。这些资料通常是放在文件筐中,“文件筐测验”因此而得名,让被测人员在所安排的仿真情境中扮演目标职位管理者的角色,对事先设计的文件进行处置,通过写出的书面处理意见,考察被测人员在规定时间内能否敏锐捕捉信息、准确形成判断、妥善进行决策、有效指挥与协调的能力,是被测者现场表现的综合性测验。

为什么文件筐测验特别适合于高级管理人员呢?它主要得益于以下特点:

实战性:文件筐测验的所有题目均来自于管理工作的实践,是基于高级管理人员的特点设计的,它自然也最符合高级管理者的职位特点、职责内涵。

仿真性:文件筐测验力求模拟目标职位现实中真实发生的管理情境,让被测人员扮演目标职位管理者的角色,对实际解决问题具有高度似真性。

机动性:文件筐测验可以根据不同目标职位的特点、所面临的难题和困境以及需要评价的测评要素有针对性地编制题目,内容灵活多变。

操作性:文件筐测验提供给被测人员的背景信息、测试问题以及被测人员对文件的处理意见都是以书面形式呈现的,测验便于操作,可多人同时实施。

多用性:文件筐测验除用作评价、选拔管理人员外,还可用于考核和培训。它能够有效提高管理者的管理技巧,选拔过程也就是培训过程。

企业在决定使用文件筐测验前应当分析以下因素:

成本因素:文件筐测验的测试题目设计、评分标准确定过程需要投入相当大的人力、物力和财力,只有通过深入地研究与筛选,才能保证较高的效度。从企业成本控制的角度分析,文件筐测验适用于担负重大职责、战略性的关键职位,一般为中高级管理职位,而用于基层管理者则可能得不偿失。

评价因素:文件筐测验是综合性测验,主试官首先要对被测人员的文件处理书面结果和他在测验过程中的行为表现进行判断和评价,然后通过深度问询了解被测人员处理文件的思维过程及思维风格。因此,主试官必须对测试题目的可能答案及题目之间的内在联系了然于胸,一般情况下非专业主试官需要接受1~2星期的培训,并且最好有测评专家随时加以指导。

文件筐“装”什么?
一般来讲,文件筐内装的是十几份甚至更多的诸如:备忘录、请示、信函、报表等书面形式的文件,这些文件的信息来源有上级和下级,有内部也有外部,内容涉及内部管理、人事、财务、生产、市场、政策法规、客户、公共关系等方面,其中有些是日常琐事,有些是紧急事务,也有重大事宜,但这些问题都是围绕目标职位可能遇到的状况进行设计的。

文件筐测验最基础、最重要的工作是测试题目的设计,也就是呈现给被测人员的各类书面文件,它决定了测评结果的信度和效度。设计测试题目主要依据以下信息:

产业或行业特点——企业发展阶段——内外环境状况——组织氛围与文化——职位使命及职责——工作活动与方式——权限与可用资源——内外部协调关系——近阶段工作目标——管理能力与素质。

一般情况下,由专业人员组成的测试题目设计小组,在充分掌握上述相关信息的前提下,用三个工作日左右的时间即可完成一个高级管理职位的文件筐测验题目设计。

文件筐测验的题目示例
假定你是某合资电子公司的总经理,以下任务要求你单独完成:

今天是12月27日,由于停电所有管理人员已提前下班,你刚刚从本部回来,已经是下午五点。你的办公桌上有一堆文件,你最好在六点前处理完毕,因为你将去香港参加国际电子产品展览会,机票已经订好,司机六点来接你去机场,你12月30日才能回到你的办公室办公。你公司的主要产品市场需求量很大,正打算扩大生产规模。好,你现在可以开始工作了。

文件一:金总:上月销售部经理陈华离职之后,又陆续流失6名业务主管,销售人员数量严重不足,人力资源部至今没有补充到位,部门内士气低落、人心思动。部门内8名骨干业务主管今天联名要求三日内与您就销售提成额度问题进行沟通,此事如何处置,请指示。

销售部,10.20

文件二:金总:财务部赵杰在划拨款项时出现失误,造成较大损失,按规定应解除合同。现赵杰愿意由个人弥补损失,且赵杰的父亲是我们的重要客户,目前正面临签署明年的购货协议,销售部认为按规定处理赵杰会对协议的签署产生很大影响。此事如何处理?

人力资源部、财务部、销售部,12.28

文件三:金总:市场部在数据调研的发现,目前的产品虽然需求量很大,但是属于短期热度产品,可能在狂热期过后,市场会迅速萎缩,我们如果没有后续的新产品开发准备,将面临很大风险,您如何打算?此外,国家的某些产业新政策对我们的产品会带来一些影响,比如3G牌照的发放许可。该风险我们如何防范?
市场部 12,28
  更多文件筐测验示例>>

文件筐测什么?怎么测?

文件筐测验是评价高级管理人员的重要工具,它主要从两个主要角度和一个辅助角度对被测人员进行考察。

主:

管理能力角度:计划、分析、预测、决策、组织、驾驭和沟通等能力。

业务角度:财务、人事、行政、市场、生产、战略、投资等业务。

辅:

现场行为:自信/退缩、镇定/焦虑、轻松/紧张、条理/忙乱……

其中:

计划能力:合理利用信息资源以设立目标,制定完成目标的策略以及开展工作的步骤、方法及资源预算。

组织能力:根据任务的轻重缓急确定工作次序,组织各种指向结果的行动以实现目标,有效授权及利用各种可用资源。

控制能力:设定业绩目标,检核行动过程,及时解决出现的突发问题,保证正确的行动方向,客观评价结果。

决策能力:缜密剖析复杂问题,多角度思考解决问题的途径并理性评估,策划并选择高质量的决策意见。

沟通能力:运用书写的技能准确表达个人思想、意见和意愿,以影响他人来获得广泛的支持。

应用文件筐测验要重点把握两个环节:

1.文件筐测验的实施程序

(1)测试准备阶段:测试环境的布置、主试官的培训、测验题本及答题册检核、摄像设备检查及试拍。

(2)现场施测阶段:宣读测试注意事项、指导语,按各阶段测验时间要求控制进程,摄像,主试官现场行为观察。

(3)深度问询阶段:主试官依据被测人员笔试结果进行提问,并参照标准进行一致性讨论、评分。

(4)分析评价阶段:参照标准对笔试结果评分、观看现场录像修正行业评价、综合三类评分形成个人报告。

2.对主试官的要求

文件筐测验的主试官原则上应由咨询顾问、测评专家或心理学家担任,企业的高管人员或人力资源管理者作为辅助测试官。由于企业高级管理人员对企业现状有着更为深刻、切实的感受,在通过标准化的培训以及专业人员的即时指导后,他们能够与具有专业背景的主试官形成有益的互补。文件筐测验要求主试官具有以下方面的素质:

●了解企业基本情况,对目标职位的内涵理解深入;

●具备相关知识基础,了解文件筐测验的理论和实践依据;

●熟知测试题目的各种可能答案及题目之间的内在联系;

●明确题目的评分标准及测试要素的定义,并与其他主试官达成一致;

●善于观察被测人员的行为表现,准确记录并形成判断;

●具备较强的沟通技能,恰如其分地进行深度问询;

●主试官应当在测试前得到充分的培训;

●能够对被测人员进行独立、客观、公正、审慎的评价。

结构化面试
        结构化面试又叫固定模式型面试.结构化面试(structuredimtervirw)由一系列连续向申请某个职位的求职者提出的与工作相关的问题构成.使用结构化面试由于减少了非结构化面试的主观性,从而提高了面试的可靠性和准确性.此外,由于所有申请某个职位的求职者都是应试同样的问题,故对候选人的评价可以做到客观,公正.

    结构化面试一般包括四类问题.

    一, 情景问题(situational questions)提出了一个假设的工作情景,以确定求职者在这种情况下的反应.

    二, 工作知识问题,(job knowledge questions)探索求职者与工作的知识,这些问题既可能与基本教育技能有关,也可能与复杂的科学或管理技能有关.

    三, 工作样本模拟问题(job sample simulation questions)包括一种场景,在该场景中要求求职者实际完成一项样本任务,当这种作法不可行时,可以采用关键工作内容模拟.回答这些类型的问题可能要求体力活动.

    四, 工作要求问题(worker requirement questions)旨在确定求职者是否愿意适应工作要求.例如,面试者可能问求职者,是否愿意从事重复性工作或迁往另一城市.这种问题的性质是实践工作的预演.并可能有助于求职者自我选择.

    一个设计良好的结构化面试会只包含与工作相关的问题,且每个问题都有特定的目的.结构化面试时面试人要注意不要草率地提出每个问题,否则结构化的优势将大大削弱;面试人还要注意不要使气氛过于正式,以免影响候选人回答问题的能力和愿望.
   结构化面试样表

 
沙盘模拟测评

一种以完成某项“实际任务沙盘”为基础的团队模拟活动,采用小组形式进行,数名被评价者(通常6-10人)集中在一起按照要求,就给定的材料、工具(沙盘工具)共同完成一项任务,并根据不同小组最终成绩排名。

案例:
您是一家企业的区域销售经理,这两年来,由于市场需求的增长和公司雄厚的资金和实力支撑,业务量连连上升,已发展成为所在区域的主力供应商之一。但这两年随着国内外竞争对手的高速成长,竞争压力越来越大,同时总部对机构的要求也越来越高:既要求高速增长,又要求提升管理水平。

在三年的模拟经营中,您将纵观全局、指点沙盘。作为区域经理,您不仅要负责公司产品在该区域市场的突围工作;还要确保分支机构现金流的正常运作和利润提升;同时大力吸收和培养人才,激发士气,建立一支激情、创新、快速反应的团队。您将在您的任期内制定分支机构的营销计划、人力资源规划和财务预算,涉及的工作包括:

商机和销售漏斗管理

通过市场预测和市场分析进行目标客户定位、初级、中级、高级销售人员的数量和能力规划、市场投入预算的制定。订单的获取将经过潜在需求,到商机激发,到订单争夺的漏斗;漏斗中的影响因素敏感而复杂,包括:市场投入、销售人员的能力数量、士气、市场排名、目标达成率等等。这样复杂的订单生成方式,智慧同盟特地开发了计算机软件来配合,让订单生成的竞争过程透明、快速,激动人心。

制定并履行《年度目标承诺书》

为了大力推动销售工作、规范区域的销售管理、明确工作目标和市场策略,总部要求各分支机构上报明年的《年度目标承诺书》,作为未来一年预算和考核的依据。

为此,您必须做好相关的销售预测和分析,确定年度销售目标并分解,并配套以相应的人力资源计划和财务预算。《年度目标承诺书》将考核您三个方面:销售目标、市场目标和管理目标的达成。

管理销售团队

配合总部的战略进行人力资源规划、做招聘计划,到人才市场招聘稀缺人才,同时主抓人员的激励和培训,协助决定季度和年终奖金的发放。通过选、育、用、留的人力资源管理让人力资源投入产生有效回报,提升团队的凝聚力。

讨论并制定二郎神行动计划

在模拟中,为达成中期的业务提升,区域经理必须同时用三只眼睛看经营:“营”眼、“人”眼和“财”眼。模拟结束之时,也是时候我们联系现状,结合SWOT分析和3C分析,制定我们自身的二郎神行动计划,向总部提出相关的问题和建议。

测评点:
不同贡献度的下属分类和区域人力资源的管理重点

竞争分析和SWOT分析

营眼和财眼的聚焦:获利性和资金流通――总部管控什么?

两大财务报表:现金流量表和现金利润表

年度目标承诺书的实施

销售管理角度的换位思考

决策的风险意识和竞争决策能力

边际效益的计算

KPI:成长性指标和管理指标

从KPI中分析内、外部效率

换位思考:角色和沟通

决策的风险意识和竞争决策能力 

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